Som en del av kompetanseheving og oppfølgning av døveidrettslagene har NIF tilbud om klubbveiledning. TDIL takket ja til å benytte seg av tilbudet. Styret inviterte representanter idrettsgrenene og enkelte komiteer til å være med på seminar helgen 28.-29. januar. Les videre for å se hva som skjedde i løpet av seminaret og hvordan TDIL skal jobbe videre.
De som var tilstede på seminaret var Trude Nilsen, Espen Langeland, Tine V. Granmo, Berit E. Sørnypan, Jan Atle Fjelldalselv, Geir Willumsen, Tom Jonsson og Beate H. Solem. Seminaret ble gjennomført på Scandic Lerkendal.
Lørdag
Klubbveileder Thomas Hansen startet dagen med presentasjonsrunde og vi snakket om hvilke forventninger vi hadde til denne samlingen. Det ble nevnt utvikling av idrettsgrener, hvordan snu trenden med frafall fra idrettsgrenene, få lærdom og innsikt i klubben, struktur og bedre organisering, nytenking, forbedre kommunikasjon og delegering av arbeidsoppgaver.
Klubbutvikling
Vi jobbet med organisasjonshjulet som er et verktøy for å kartlegge situasjonen i klubben. Hjulet hadde fokusområdene arrangement, aktivitetstilbud, anlegg, organisasjon og trener.
I grupper diskuterte vi hva som var viktig å jobbe med innenfor disse områdene og plukket ut tre områder vi ønsket å jobbe videre med. Alle gruppene valgte faktisk de tre samme områdene! Organisasjon, aktivitetstilbud og trener.
Vi jobbet deretter dypere med de tre områdene. Hver gruppe fikk sitt område å jobbe videre med. Da skulle vi se på hvilke tiltak som måtte gjøres for å oppnå det vi ønsket, hvordan tiltakene skulle gjennomføres, hvem som hadde ansvaret og satte opp et frist for når det skulle være ferdig. Vi erfarte at det var viktig å konkretisere hva som skal gjøres, hvem som skal gjøre dette og når.
Klubbveiledningen resulterte i at vi fokuserer på tre hovedområder til oppfølgingsmøtet høsten 2017. Det er kommunikasjon, aktivitet og trener.
Kommunikasjon - både internt og utad
Aktivitet - øke aktivitetstilbudet i idrettslaget
Trener - satse på kompetanseutvikling
Styrearbeid i praksis
Thomas gikk etter dette inn på temaet styrearbeid i praksis.
Mye bra blir gjort i dag som for eksempel å avtale neste styremøte på slutten av styremøtet, tydeliggjøring av hvem som har ansvaret for å følge opp oppgaver. Vi fikk tips om å legge til tidsfrist for dette i tillegg. Thomas presiserte at det var viktig at arbeidsoppgaver skulle gjøres mellom styremøtene og ikke på styremøtet. Idrettsforbundet har også en firetimerskurs om styrearbeid i praksis og dette er noe vi ønsker å følge opp.
Klubbhåndbok
Til slutt gikk Thomas inn på temaet klubbhåndbok og brukte ODSK sin klubbhåndbok som en eksempel. Klubbhåndboka er basert på en mal som ligger tilgjengelig på idrettsforbundets nettside. Målet med klubbhåndboka er at all svar på spørsmål skal ligge der, og at det skal bli lettere for nye styrer å ta over. Klubbhåndboka skal også inneholde oversikt over faste oppgaver og maler på ulike skjemaer som brukes.
Ved avslutningen for dagen fikk Thomas jubileumsboka til TDIL og Døvehyttas jubileumshefte sammen med en eske sjokolade fra Selbu.
Søndag
Søndag startet vi dagen med å gå gjennom de tre fokusområdene aktivitet, kommunikasjon og trener. Målene ble justert og mer konkretisert. For eksempel hva tenker vi med sosial medier-komiteen når vi har webansvarlig, og hvordan skal vi gjøre det med tanke på organisasjonsplanen? Det var veldig nyttig for oss å se gjennom dette på nytt etter i går.
Samarbeidsmøte
Vi gjennomførte også en uformell økt med samarbeidsmøte der vi tok opp forskjellige temaer som handlet om idrettslaget, samarbeid o.l. For eksempel at NFF sin kampreglement kan omfatte DM og dermed medføre konsekvenser for klubbene når det gjelder drakter. Slike ting kan vi spørre om på lagledermøtet i forbindelse med DM i Larvik.
TDILs julebord var også et av temaene. Yngre deltakere er savnet. Kanskje det er tungvint å komme seg opp til Døvehytta? Kanskje idrettsgalla er et mer attraktivt konsept enn julebord?
Organisasjonsplan
Siste punkt på programmet var organisasjonsplanen som skal behandles på årsmøtet. Målet var å utveksle tanker, erfaringer og ønsker. Vi gikk gjennom dagens organisasjonsplan for å se hva som burde endres på.
Et av forslagene er at oppgaven som utleieansvarlig går til hyttekomiteen, og de selv blir enige om hvordan de ønsker å organisere dette. Målet er mindre belastning på en enkeltperson og mer samkjørt kommunikasjon. Et annet forslag er å stryke punktene under "spesielle ansvarlige" og heller plassere de inn i organisasjonskartet.
Det var også ønskelig å opprette SoMe-komite (SoMe = Sosiale Medier) på 2 personer som kan finne en strategi for håndtering av TDILs kanaler på sosiale medier.
Mange satt igjen med et inntrykk av at seminaret var vellykket og ser med optimisme på fremtiden til TDIL. Styret ønsker å takke representantene som stilte opp og ble med på seminaret.